Toutes les entreprises doivent surveiller attentivement leurs dépenses professionnelles. En effet, sans une bonne gestion financière, il est possible de mettre en péril l’activité de l’entreprise. Ainsi, il est important d’investir dans des outils performants pour soutenir ce contrôle. La note de frais est l’une des dépenses importantes et quotidiennes au niveau professionnel. Il est donc important de trouver des logiciels efficaces pour améliorer la gestion des notes de frais.
Zoom sur l’outil Expensya et sur la gestion courante liée aux remboursements en entreprise.
Pourquoi mettre en place une note de frais en entreprise ?
Il est indispensable lorsque l’entreprise travaille avec des salariés d’avoir une bonne gestion des notes de frais. Ces notes se mettent en place lorsqu’un salarié doit réaliser une dépense dans le cadre de son activité professionnelle. Typiquement, cela se produit lors des déplacements professionnels. Les équipes doivent alors parfois, payer leurs repas et l’essence lorsqu’elles utilisent leurs propres véhicules.
Ainsi, à leur retour, elles peuvent créer une note de frais afin d’obtenir la prise en charge de cette dépense par l’entreprise. Attention, il faut toujours que la dépense réalisée soit faite dans l’intérêt de l’entreprise et de manière proportionnelle. Par exemple, si le salarié décide de faire un détour de 150 kilomètres pour son plaisir avant de rentrer à son lieu de travail, il ne peut pas se faire prendre en charge ce changement d’itinéraire par la société.
Mais alors, comment réussir à réduire les coûts de ces dépenses pour les entreprises ?
Trouver des outils efficaces pour avoir une bonne gestion des notes de frais
Mettre en place des outils performants comme le logiciel Expensya notamment sur la note de frais, permet :
- D’éviter les erreurs,
- De gagner du temps,
- D’avoir une vue stratégique plus efficace.
Éviter les erreurs et diminuer les dépenses grâce à un logiciel adapté
La bonne gestion des notes de frais passe par l’utilisation d’un logiciel adapté. Celui-ci permet alors d’automatiser certaines tâches réalisées en amont par d’autres salariés.
Ainsi, les erreurs de frappe ne se produisent plus et l’entreprise peut alors réduire ses dépenses au niveau annuel.
Gagner du temps en utilisant une application de note de frais
Les étapes de création, mais aussi de validation par les supérieurs de l’entreprise sont facilitées et accélérées lorsque celle-ci utilise un logiciel comme Expensya totalement adapté. En effet, celui-ci permet à l’entreprise de gagner du temps de manière considérable. Elle peut alors éviter de passer trop de temps sur le contrôle des remboursements et se concentrer sur d’autres tâches. La bonne gestion des notes de frais se met alors en place dans l’entreprise.
D’une certaine manière, ici encore l’entreprise réalise des économies financières puisqu’elle devient plus efficace. Ainsi, l’intérêt professionnel est surtout de pouvoir réaliser les mêmes tâches en moins de temps au quotidien !
Avoir une meilleure stratégie financière
La stratégie financière d’une entreprise se travaille aussi sur les dépenses financières. En effet, son contrôle est bien plus efficace avec une vue d’ensemble précise sur les dépenses mensuelles et annuelles des salariés. Ainsi, l’entreprise peut connaître parfaitement les dépenses en cours et contrôler les coûts pour éventuellement les réduire.
Une bonne gestion des notes de frais avec des outils adaptés contribue alors efficacement à la réduction des coûts pour l’entreprise. En parallèle de ces actions, il est possible de diminuer les frais généraux de l’entreprise.
En définitive, la diminution des coûts est possible à condition d’investir dans des outils adaptés aux problématiques de l’entreprise. Ainsi, avec cette solution, la note de frais n’est plus une tâche contraignante au quotidien pour l’entreprise. Au contraire, elle permet au chef d’entreprise de gagner en efficacité.