Pourquoi automatiser la gestion de facture ?

Les entreprises sont confrontées à plusieurs challenges tous les jours. La gestion de la facturation fait partie de ses défis. Avec le développement des affaires et du marché, l’importance de la gestion de la facturation augmente de jour en jour. Certains processus prennent beaucoup de temps et impliquent des engagements budgétaires importants comme la gestion des soumissions de factures, des périodes de paie, des procédures de rappel et de recouvrement. Cela nécessite inévitablement l’utilisation d’un logiciel de comptabilité.

Définition de l’automatisation des factures 

L’automatisation des factures consiste à éliminer les processus manuels et à les faire remplacer par des processus gestion commerciale par l’emploi des divers logiciels spécifiques à la comptabilité. Cela concerne plus précisément l’écriture comptable, la création de devis et des factures, l’annulation du caractère substantiel des factures, la gestion des salaires, l’établissement du bilan et la gestion des taxes sur la valeur ajoutée.

Appelés également « numérisation comptable », « Robotisation comptable » ou RPA (Robot Process Automation). En d’autres termes, il s’agit d’employer les nouvelles technologies en matière de robotisation et l’intelligence artificielle (IA) pour les mettre au profit du service de la comptabilité. Pour en savoir plus, visitez le site www.inescrm.fr

Les avantages de logiciels de facturation

Les logiciels de gestion de la facturation permettent aux sociétés de diriger et de surveiller en toute simplicité la facturation à l’aide d’un outil que toute personne peut effectuer sans avoir une connaissance approfondie des informations informatiques. Ces logiciels laissent place à la saisie, la modification, la création rapides des factures et des devis en suivant un modèle existant, qui peut être tout à fait modifiable. Pour les clients commerciaux, ils permettent d’établir des factures automatisées. Ils permettent également l’ajout de plusieurs utilisateurs qui travaillent sur la même interface, d’avoir accès même de loin à la base de données du logiciel par téléphone. Enfin, ce logiciel doit être capable d’envoyer les factures par e-mail, de les imprimer, de les envoyer aussi par fax et par courrier vers les clients. En dernier lieu, suivre les paiements et les retards et faire des rappels en cas de besoin. Pour mettre à point tous ses éléments, vous n’aurez qu’à saisir toutes les données importantes dans le logiciel et d’établir une facture préétablie afin qu’il puisse prendre exemple. L’outil de facturation vous permet de suivre les paiements et les acomptes et de développer des listes spécifiques à de fins comptables. Vous pouvez par exemple utiliser l’erp gestion commerciale.

Ce qu’il implique 

Le paiement en ligne ou paiement par carte crédit est l’une des solutions offertes par la gestion de comptabilité. Cette option est connue pour sa facilité d’utilisation, mais elle apporte tout de même un plus grand risque de fraude et des coûts plus élevés. Les frais correspondent à environ 2,9% de la valeur totale de chaque transaction. Cependant, elle donne une utilisation généralisée de ce mode de paiement et la possibilité de gérer les cartes de crédit dans un logiciel de comptabilité. Pour les entreprises qui proposent des modèles de facturation récurrents (comme les entreprises de télécommunications), les prélèvements automatiques pré autorisés constituent la meilleure option. Cette méthode élimine le temps de facturation et la gestion des paiements. Par conséquent, grâce aux revenus fixes, vous pouvez prévoir plus facilement les bénéfices. Les factures envoyées au format PDF offrent de nombreux avantages et réduisent en même temps le coût d’utilisation de papiers. De plus, cela économisera du temps par le simple fait de convertir le format papier au format numérique lui-même. Le coût de gestion des factures PDF numériques est moins élevé que le coût de génération et de gestion des factures en papier, donc plus économique, ce qui laisse convaincre de nombreuses personnes à opter pour la dématérialisation.