Comment simplifier votre gestion des notes de frais ?

Une note de frais regroupe  les diverses dépenses apparentées au travail.  La gestion de ces dernières représente le plus souvent une source de casse-tête pour les professionnels. Il existe pourtant quelques astuces pour faciliter la gestion des notes de frais et pour ne pas les mélanger à vos dépenses personnelles.

Une note de frais : qu’est-ce exactement ?

Une note de frais se présente sous la forme d’un document mentionnant toutes les dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de son travail.  Dans ce document pourrait notamment figurer les frais pour les déplacements, les repas, les logements relatifs à une mission professionnelle. De manière générale, on peut inclure dans les notes de frais tous les achats effectués par le salarié pour les besoins de son entreprise. On peut aussi classer comme note de frais, une addition de restaurant lors d’un rendez-vous professionnel avec des clients.  Cette liste n’est toutefois pas exhaustive. Les notes de frais doivent cependant être remboursées par l’employeur.

Le salarié doit en général avancer de sa poche les paiements. Son employeur pourra par la suite le rembourser soit de manière réelle, soit de manière forfaitaire. Dans le premier cas, toutes les sommes dépensées par le salarié seront remboursées. Dans le second cas, l’employeur peut allouer un montant forfaitaire à son employé, que celui-ci devra réussir à bien gérer. Mais, même dans ce cas, il faudra que l’employé avance les dépenses. Il pourra par la suite demander un remboursement.

Gérer ses notes de frais : quelques points importants

Pour que les notes de frais bénéficient d’un remboursement, elles doivent obligatoirement être accompagnées de justificatifs. Il s’agit le plus principalement des factures pour toutes les dépenses mentionnées dans la note de frais. Les tickets de carte bleue ne sont pour leur part pas acceptés en guise de justificatif. D’où l’intérêt d’une bonne gestion des notes de frais.  Afin de ne pas vous y perdre, la solution la plus simple pour réussir la gestion des factures et des dépenses professionnelles est de les noter systématiquement sous forme d’un tableau. Il faut garder à proximité toutes les pièces justifiant ces dépenses.

Il ne faut pas oublier que les notes de frais ne doivent pas dépasser un  certain plafond. Pour ce qui est des indemnités de frais kilométriques, par exemple, il faut veiller à ne pas outrepasser le barème fiscal fixé. Un bon vieux tableau Excel peut se révéler pratique pour noter les dépenses professionnelles engagées par un salarié. Toutefois, il a ses limites. Si vous envoyez sur le terrain de nombreux employés pour prospecter de nouveaux clients, pour faire connaître vos produits ou pour étudier la concurrence, vous devrez trouver une solution plus fonctionnelle.

Un logiciel de gestion pour mieux gérer ses notes de frais

Il existe désormais sur le marché une multitude de logiciels de gestion de notes de frais.  Ce type de logiciel représente une solution de gestion pertinente en ce qui concerne les dépenses professionnelles. Il permet de récapituler sur une période déterminée tous les frais engagés à titre professionnel par tous vos salariés. Il ne suffit cependant pas d’intégrer les notes de frais dans le logiciel, il vous faut également réclamer les factures qui les justifient auprès des employés.

Certaines solutions logicielles facilitent aussi la gestion des congés et absences en plus des notes de frais. Ce qui en font des alliés de taille pour les départements des ressources humaines cherchant à optimiser leur productivité.  Elles rendent plus simples la gestion du temps des travailleurs, la gestion des achats, la gestion des déplacements, etc. Grâce à un logiciel de gestion, vous allez tout simplement pouvoir vous défaire de certaines tâches chronophages pour vous impliquer davantage dans des tâches à forte valeur ajoutée.