Publié le : 28 mai 20195 mins de lecture
La gestion de projet est une démarche visant à assurer le bon déroulement d’un projet. Elle peut s’avérer très complexe lorsque le chef de projet et son équipe ne disposent pas de certains outils performants. Aujourd’hui, il existe des logiciels qui aident à gérer simplement et efficacement son projet. Pratiques et faciles d’utilisation, ils permettent notamment de centraliser les informations, de faciliter la collaboration entre tous les acteurs et de suivre la progression des tâches. Découvrez dans les lignes qui suivent, des tâches simples que l’on peut accomplir avec ces programmes.
Comment planifier et gérer ses tâches simplement ?
La planification est l’objectif principal du logiciel de gestion de projet. Il permet d’organiser efficacement un planning détaillé qui prend en compte les deadlines, les différents intervenants, les dépendances entre les tâches ainsi que la disponibilité du matériel nécessaire à leur réalisation. De plus, certains logiciels avancés comme Bubble Plan proposent même un espace de travail centralisé qui donne accès aux diverses tâches, budgets, tableaux, dépenses et factures.
Grâce à ce système, il est plus facile de suivre l’évolution des tâches planifiées. Des notifications sont aussi envoyées aux collaborateurs lorsque la date d’échéance d’une tâche les concernant se rapproche. La gestion des tâches est une fonctionnalité de base de tout logiciel sérieux de gestion de projet qui permet d’optimiser les résultats escomptés. Elle consiste à diviser le projet en plusieurs tâches et à les distribuer en fonction des membres de l’équipe.
Chacune de ces tâches se voit attribuer des ressources, un budget ainsi qu’une date de début et une date de fin. Plus précisément, le logiciel vous permet de visualiser rapidement toutes les tâches et de suivre facilement leur progression et leur date d’échéance. Il offre aussi la possibilité de les hiérarchiser afin de définir les priorités.
En quoi le logiciel de gestion de projet peut-il aider à respecter ses délais et bien gérer son budget ?
En matière de gestion de projet, le temps est une ressource précieuse qu’il faut savoir utiliser. Avec un bon logiciel, il devient facile de le gérer le plus efficacement possible (plus d’informations sur comment bien choisir un tel logiciel sur Laworkeuse).
Lors de la planification d’un projet et une fois que les tâches les plus importantes ont été identifiées, il est nécessaire de mettre en place des délais à respecter. Grâce aux « feuilles de temps » disponibles sur le logiciel, il devient plus simple d’anticiper les retards et de comparer les échéanciers prévisionnels à l’avancement réel du projet.
Par ailleurs, il est impératif de toujours garder un œil sur le budget lors de la gestion de projet puisqu’un projet doit être rentable. Le suivi rigoureux des dépenses est l’une des clés de sa réussite. Le logiciel de gestion vous permet en quelques clics, de suivre et de contrôler le budget général du projet, de répartir les fonds et de connaître le coût du projet en temps réel. Il est également possible de suivre et de contrôler les dépenses en temps réel grâce à des rapports détaillés et de mettre en place un processus de validation ou de justificatifs.
Comment améliorer facilement la cohésion de son équipe ?
Le logiciel de gestion de projet est un outil idéal pour une collaboration efficace entre les acteurs d’un projet. En réalité, travailler en équipe peut parfois occasionner des problèmes en matière de communication ou d’organisation. Il est essentiel non seulement de maîtriser l’avancement d’un projet, mais aussi de favoriser des échanges fluides entre les différents intervenants. Ainsi, une bonne collaboration entre tous les intervenants garantit le succès du projet.
En effet, cette collaboration est facilitée par une bonne communication entre les membres de l’équipe. Grâce au système de messagerie instantanée du logiciel de gestion de projet facilité par les différents supports électroniques (smartphones, tablettes et ordinateurs), les échanges et le partage de l’information deviennent faciles. Ainsi, tous les acteurs sont connectés en permanence et ont accès à toutes les informations du projet, même lorsqu’ils sont en déplacement ou travaillent depuis chez eux.