Publié le : 22 mai 20235 mins de lecture
Aussi appelée e-signature, la signature électronique n’est en aucun cas le scan de la signature manuscrite, mais plutôt un procédé technique à travers lequel un signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique. Légale et juridiquement valide, la signature électronique est destinée à faciliter la signature des documents juridiques en quelques clics, quel que soit le format (PDF, Word, Excel…). Mais quelle solution de logiciel choisir et pour quel outil opter pour une opération totalement sécurisée ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Avant d’aborder le sujet qui nous intéresse, à savoir choisir le bon logiciel de signature électronique, il est important de connaître l’utilité et l’intérêt de cette dernière. Étant une version électronique améliorée de la signature manuscrite, elle permet notamment d’authentifier de manière unique (par cryptage) le signataire. L’acte juridique ne peut donc être modifié que par ce dernier réduisant ainsi les risques de falsification.
Dans les entreprises, la mise en place d’une solution de signature électronique a pour principal but de faciliter la signature des contrats et documents administratifs à distance, mais elle vise également à la dématérialisation des documents et l’amélioration de la collaboration. Plusieurs programmes et solutions sont proposés par les éditeurs alors, pensez à déterminer vos critères de sélection pour bien choisir.
Une signature électronique peut être visualisée comme une sorte de fiche d’identité numérique. Elle renferme des informations sur le signataire, non visibles à l’œil nu et se présente soit sous la forme d’un logiciel, totalement dématérialisé. On notera que son intégration rend un document digitalfiable à 100% car l’engagement du signataire y est définitif et irrémédiable. Un contrat numérique a donc la même valeur qu’un contrat papier.
Quels sont les critères pour trouver une solution adéquate ?
En fonction de l’outil et du logiciel utilisé, toutes les signatures électroniques n’ont pas les mêmes niveaux de sécurité ou de recevabilité juridique. Sa validité juridique dépend en effet entièrement du respect des règlements en vigueur et autres facteurs :
. La norme et le standard du logiciel pour s’assurer qu’il est compatible avec vos systèmes
. L’utilisation de la PKI : logiciel qui gère et organise le cycle de vie des certificats numériques ou électroniques
. La certification conforme à la norme internationale X.509
. La possibilité d’authentification des signataires hors de l’entreprise
D’autres critères déterminants peuvent venir s’ajouter à cette liste. À vous de déterminer les facteurs qui influenceront votre décision. N’hésitez pas à demander conseil autour de vous (entourage, avis des internautes en ligne, commentaires des autres utilisateurs…) pour connaître les éventuels points faibles et les points forts d’une solution donnée.
Bon à savoir : connaissez-vous l’horodatage électronique ? Il certifie que le fichier a été acté à une heure très précise et qu’il n’a pas subi de modifications. Il est vivement recommandé de prévoir cette option car elle peut s’avérer utile en cas de litige !
Comment choisir le bon logiciel ?
Le choix d’un logiciel de signature électronique dépend avant tout de la motivation de votre démarche. Si vous souhaitez simplement accélérer la dématérialisation, les critères de conformité et de confiance ne sont pas les plus importants. Cependant, si vous expédiez régulièrement des documents externes au réseau privé de l’entreprise, la confiance publique devra être prise en considération.
Concernantles aspects plus techniques du logiciel, assurez-vous que ce dernier possède certaines fonctionnalités visant à faciliter la signature :
. Interface et opérations simplifiées ; de la signature aux nombreuses vérifications
. Solution personnalisée s’intégrant au worklflow (ou flux d’information numérique) de l’entreprise réduisant ainsi les failles engendrées par la gestion matérielle des documents
. Solution proposant une signature en lots pour gagner du temps en signant en une seule fois un des documents en masse
. Signature des formulaires électroniques : tâche laborieuse, l’importation et l’indexation des formulaires devront être traitées en intégralité par le logiciel.
Pour finir, assurez-vous que la signature électronique choisie dispose d’un certificat électronique sans quoi, elle n’a aucune valeur.