Certification d’un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est obligatoire depuis le 1 er janvier 2018 suite aux nombreuses fraudes constatées ces dernières années. Mais qui sont touchés par cette décision ? Et quelles sont les caractéristiques des logiciels certifiés ? La rédaction vous livre toutes les informations à connaitre sur le sujet.

Qui sont les cibles d’un logiciel certifié ?

Certes, ce ne sont pas toutes les entreprises qui sont contraintes d’utiliser un logiciel certifié. En effet sont concernées les entreprises soumises à la TVA et qui encaissent de l’argent provenant des particuliers non assujettis à la TVA (les entreprises B to C). Elles doivent utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié. Ainsi sont exclus les sociétés facturant des professionnels ou B to B et les auto-entrepreneurs ainsi que les autres franchisées en base de TVA.

Remarque : Au cas où une facture serait émise au nom d’un client particulier, une entreprise B to B doit utiliser un logiciel certifié.

Comment savoir si un logiciel est certifié ou non ?

Un logiciel certifié ou anti-fraude à la TVA répond à 4 normes :

  • L’inaltérabilité : les données saisies ne doivent être altérables. Ainsi, les modifications doivent être retracées et conservées. Et toutes les factures sont numérotées et ne peuvent être annulée
  • La sécurisation : les données sont stockées dans un endroit sécurisé
  • La conservation : après clôture, aucune modification sur les périodes passées n’est plus envisageable
  • Et l’archivage : le logiciel doit être doté d’une fonction d’archivage, dans un délai minimum de 1 an. Les archives sont exploitables et consultables à tout moment

Il est à noter que la certification peut se faire de deux manières : soit elle est réalisée par un organisme accrédité soit elle est délivrée à chaque client par l’éditeur lui-même (attestation individuelle).

Remarque : Grâce à un logiciel certifié, l’entreprise peut émettre des pièces comptables fiables et conformes aux normes en vigueur.

Quelles sont les sanctions ?

Sur ce sujet, la loi est très sévère. À partir du 1 er janvier, la facturation 2018 doit se faire depuis le logiciel certifié. C’est une démarche obligatoire. En cas de non-conformité, la firme s’expose à une amende de 7500 €. En même temps, elle devra changer son logiciel dans les 60 jours suivant le contrôle par l’administration fiscale.

Remarque : Tous les logiciels certifiés ne se valent pas. Il est donc essentiel de choisir un outil qui peut répondre à vos besoins et qui dispose des fonctionnalités supplémentaires, nécessaires au bon fonctionnement de votre activité : import-export, suivi des paiements, etc.