Comment et pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité est un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent internaliser la fonction de comptabilité. De plus, il offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Mais lesquels ? Et quelles sont les fonctionnalités de base ? Comment ça marche ?

Quelles sont les fonctionnalités nécessaires ?

Si vous envisagez d’utiliser un logiciel de gestion de comptabilité, les fonctionnalités de base suivantes sont indispensables :

· la saisie des écritures comptables : c’est la base d’un logiciel de comptabilité. Il doit vous permettre de saisir les ventes, les achats, etc.

· le suivi des comptes tiers : pour relancer les clients en cas de retard de paiement, pour relancer les fournisseurs en cas de retard de livraison…

· la déclaration de TVA : pour simplifier le calcul de la TVA à payer

· l’exportation et l’importation avec les collaborateurs pour simplifier le partage des fichiers

· et l’édition de balance comptable

Un bon logiciel de comptabilité doit aussi permettre de réaliser des prévisions : projets ou dépenses futurs.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité

Le logiciel de comptabilité est certainement votre meilleur allié dans la tenue de votre comptabilité. Primo, cette solution de gestion d’entreprise vous offrira un gain de temps considérable. Au lieu de tout écrire à la main, la saisie est simplifiée et l’édition est automatique. De plus, les informations sont centralisées, ce qui permet de bénéficier d’un suivi transparent et en temps réel. Secundo, le logiciel vous permet de rester au courant des diverses échéances, obligations, retard de paiement, etc. Tertio, le risque d’erreurs lié aux manipulations humaines est minime grâce à l’automatisation des tâches et les doublons sont quasi nuls. Ultimo, vous pourrez suivre de près l’évolution de vos activités et toutes les transactions exécutées. Ce qui facilitera la prise de décision et la conception d’un nouveau projet.

Remarque : Les mis à jour sont effectuées en temps réel et sont consultables et modifiables selon le profil de l’utilisateur.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité

Même si vous optiez pour un logiciel de comptabilité, vous pouvez faire appel à un expert-comptable périodiquement pour valider vos comptes annuels. Cependant, pour une meilleure expérience, il convient de choisir un logiciel adapté à la taille de votre entreprise, à votre budget et au système d’exploitation utilisé.

Le logiciel de comptabilité peut-être :

· installé directement sur les matériels informatiques : ainsi, il peut être utilisé uniquement sur un seul support ou interconnecté avec les autres outils informatiques pour un usage en collectivité

· accessible en ligne. Dans ce cas, il faudrait une connexion pour accéder à votre compte d’utilisateur. Celui-ci offre l’avantage d’être disponible à distance

Remarque : il n’est pas nécessaire d’être un comptable confirmé pour manipuler les logiciels de comptabilité. Certains outils sont faciles à employer, adaptés même aux débutants.