Pourquoi éviter de gérer les notes de frais sur Excel ?

De nombreuses entreprises se servent d’un modèle de note de frais Excel ou encore d’un programme identique de feuille de calcul pour la gestion de leurs différentes notes de frais. De prime abord, cela apparaît comme une bonne solution : c’est un logiciel accessible, économique et qui s’utilise facilement. Cependant, qu’est-ce qu’il en est réellement ? À vrai dire, il faut savoir qu’il n’est pas très pratique de gérer les notes de frais sur Excel, car il présente de nombreux inconvénients que nous listons plus bas.

Les inconvénients de la gestion des notes de frais sur Excel

Le manque de contrôle des notes de frais sur Excel

Le plus souvent, il arrive que les salariés possèdent le même modèle Excel des notes de frais et que chacun d’eux complète les colonnes en fonction de ses interprétations et de ses critères. Ce qui entrave gravement l’analyse des dépenses, et aussi le suivi de l’application des politiques de frais professionnels de l’entreprise.

En effet, le contrôle des frais professionnels est assez complexe en soi. Par conséquent, si vous voulez procéder par un suivi de façon exhaustive, il va vous falloir faire des vérifications de chacune des dépenses accompagnées de justificatif papiers de note de frais que l’employé, qui est allé en déplacement, doit bien conserver afin de procéder à sa demande de remboursement (frais d’essence, frais de restauration, frais d’hôtels, frais de péages et bien d’autres).

Nous vous avions présenté les avantages de Microsoft Office 365 Entreprise mais toute la procédure de la gestion de notes de frais sur Excel peut être très chronophage, elle peut durer plusieurs  heures et même plusieurs jours. Le contrôleur financier aura alors le choix entre perdre assez de temps à réaliser ce travail ou de la faire de façon aléatoire et superficielle, en ne faisant pas probablement attention à un bon nombre d’erreurs.  

Les erreurs dans la gestion des notes de frais sur Excel

Comme n’importe quelle tâche réalisée de façon manuelle, et sur un support papier, il y’a de fortes probabilités que les employés qui vont en déplacement commettent des erreurs de manière involontaire lorsqu’ils vont déclarer leurs dépenses. Ainsi, on aura des frais doublés, des chiffres mal reportés ou même une période antérieure de liquidation, une application des politiques de dépense assez mauvaise. Ce sont là autant d’erreurs que les salariés peuvent commettre.  

Comme il a été mention plus haut, le contrôle de la gestion des notes de frais est compliqué. Dans ce, il peut arriver aussi qu’on ait à faire à des situations de fraude en interne. De ce fait, au premier abord, les templates de notes de frais Excel qui ont l’air d’être une solution économique, facile et simple, sont en réalité une perte de temps et une grosse perte économique pour les entreprises. C’est la raison pour laquelle, il est judicieux de se tourner plutôt vers une application note de frais, qui permet des bénéfices considérables en termes d’économie et d’efficacité.

L’absence de flexibilité dans la gestion des notes de frais Excel

Même si on essaye de mettre en place un modèle de note de frais sur Excel qui s’ajuste autant que faire se peut aux différents besoins de l’entreprise et des employés, il y aura des occasions où il faudra à tout prix avoir besoin d’une note de frais bien plus flexible, qui offrira la possibilité d’effectuer quelques adaptations et changements. Or adapter une note de frais Excel n’est d’aucune évidence, puisqu’il va falloir également faire des modifications sur tous les modèles de note de frais de tous les employés de l’entreprise. Cela va contribuer à rendre davantage compliquée la gestion de note de frais et la comptabilisation ultérieures bien plus complexes. De plus, lorsque plusieurs versions d’un modèle Excel sont en circulation, il y’a de fortes chances d’accroître le risque d’erreurs et les différents problèmes de la gestion en comptabilité.

Le manque d’intégration aux autres systèmes de l’entreprise

C’est une évidence avec le modèle de gestion des notes de frais sur Excel. Si elle ne s’intègre pas aux autres procédés au sein de l’entreprise, comme la gestion des projets ou des clients, la comptabilité, etc., la gestion des notes de frais sera alors une procédure seule et isolée, ce qui la rendra davantage inefficace, coûteuse et compliquée ; aussi bien au niveau économique qu’au niveau du temps.  

Les feuilles de calcul à Excel apparaissent comme des outils d’une grande utilité pour un bien des tâches et procédures en entreprise. En effet, il y’a des entreprises qui choisissent de se servir du modèle de note de frais Excel. Cependant, c’est un outil qui fait montre de gros inconvénients qui peuvent mettre à mal le bon fonctionnement de la gestion des notes de frais de façon optimale.